Plantillas, entendidas como patrones que sirven como modelo para hacer otras piezas y labrarlas o recortarlas (definición de la RAE), ¿son útiles a la hora de gestionar una marca y su comunicación? ¿Debes usar plantillas para la comunicación de empresa?

Los patrones, o modelos en general, agilizan procesos y aseguran buenos resultados. Solo es preciso que sea la plantilla adecuada y usarla correctamente. En branding para la gestión de marcas estas herramientas son grandes aliadas siempre y cuando estén diseñadas a medida para el proceso o tarea en sí que se quiera agilizar.

¿Debes usar plantillas para la comunicación de empresa?

Todos conocemos las plantillas de Excel para contabilidad, gestiones de stock, calendarios; las plantillas de Word para escribir cartas; las de los programas de facturación con sus “fabulosas” plantillas para facturas… Cualquier empresa, la que más y la que menos, usa alguna de ellas, estas u otras. Aunque en ocasiones con poca fortuna.

En el día a día de una empresa, es necesario reducir el tiempo de preparación de documentos o contenidos para dejarlo para lo que realmente suma dividendos. Y para otra cosa también importante, que es pensar el mensaje que se va a decir en esas plantillas para la comunicación de empresa. Tan importante como la forma es el fondo y, si es bonito, pero el mensaje es desafortunado o incomprensible, no sirve de nada.

Cómo deben ser las plantillas que use una empresa

Las plantillas que use una empresa deben identificar siempre a su emisor. Y no se refiere a poner el logotipo y listo. Hablamos del sistema de marca, de todos esos elementos que identifican a la marca: colores, tipografías, elementos gráficos, estilo visual y estilo verbal. Cada mensaje que lance la empresa debe identificarla sin ninguna duda y da igual que sea un documento contable, un anuncio, una publicación en redes sociales, una newsletter o un e-mail.

Todo lo nombrado anteriormente (documentos, anuncios, publicaciones digitales…) pueden crearse con plantillas para la comunicación de empresa, de modo que solo sea necesario preocuparse de qué decir.

La desventaja de las plantillas prediseñadas

Ahora, es muy fácil caer en la tentación de usar plantillas prediseñadas. Esas que están ya en el programa de contabilidad o que son “gratuitas” en internet. La ventaja de usarlas es que sí se ahorra tiempo en pensar en la forma de comunicar, pero las desventajas están ahí. Las principales son:

• Se pierde identificación, porque la personalización tiene un límite.
• Las opciones de lo que se puede hacer con ellas también están acotadas.
• Se corre el riesgo de que haya muchas empresas más usando la misma plantilla.

En internet hay plantillas pseudogratuitas para realizar cualquier pieza que pueda necesitar la empresa. Tarjetas de visita, carteles, roll-ups, facturas, presupuestos, newsletters… Las plataformas online de imprentas web-to-print, e-mail marketing o contabilidad ofrecen estas opciones prediseñadas para dar mayor libertad y agilidad a quienes las necesitan. Lo malo de ello es lo comentado anteriormente: falta de identificación y terminar pareciéndose a otros.

Entonces, plantillas para la comunicación de empresa, ¿sí o no?

Las plantillas sí nos gustan. Son imprescindibles, siempre y cuando hayan sido creadas siguiendo el manual de identidad corporativa usando sus elementos identificativos. Tener la libertad de diseñar las plantillas a medida ofrece otra ventaja que es la adaptación a campañas o momentos concretos.

Imaginemos que una empresa está de aniversario y quiere comunicarlo a través de cada soporte de comunicación. Implantarlo en las plantillas a medida es más sencillo y el resultado será más creativo, porque no está limitado a seguir unas cajas concretas, unas pocas tipografías o unos pocos colores que no encajan con el de la marca.

Muchas veces decimos que la atención de las personas es muy limitada, por lo que se debe aprovechar cada punto de contacto para que reconozcan la marca, sea un vehículo, un e-mail, un anuncio, una carta o una publicación en redes sociales. La coherencia ayuda en la reimpregnación de la mente del consumidor. Son pequeños recuerdos de que la marca está presente. Es por esto por lo que insistimos tanto en la importancia de que las plantillas para la comunicación de empresa deben ser corporativas, coherentes y seguir la línea de comunicación de la marca.

Como marcas no nos podemos permitir desaprovechar cada posibilidad de contacto con las personas y generar en ellas la mejor imagen de marca.

Revisa tus documentos o plantillas y, si quieres, hablamos sobre ellas.

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