Un negocio emite cantidad de mensajes a través de otros tantos soportes. Los que son en forma de texto deben están bien maquetadas para ser comprendidos y dar buena imagen. Porque la maquetación corporativa es esencial para una empresa.

Facturas, presupuestos, albaranes, catálogos, tarjetas, páginas web, publicaciones en redes sociales, folletos, menús, emails, memorias, carteles, instrucciones, libros… Estos y muchos más son documentos habituales de una empresa. Da igual que sean digitales o físicos, todos ellos deben ser interpretados por personas. Esas personas son potenciales clientes, que, en su ejercicio de comprensión de tus documentos, se crearán una imagen de tu empresa a través de ellos.

¿Cuántas veces habrá caído en tus manos un folleto que quieres tirar inmediatamente? ¿Y cuántas habrás recibido un correo electrónico desordenado o desproporcionado en tamaño o largo? ¿Y qué me dices de esas facturas en las que hay un mejunje de datos y cifras y no sabes qué es qué?

Cualquier documento que emite una empresa debe ser comprensible. Eso como mínimo. Y muchas veces con eso de salir del paso o por las prisas se terminan enviando o publicando mensajes que acabarán en la papelera por no cuidar la forma en que maqueta ese mensaje.

Claves de la maquetación corporativa

Una correcta maquetación corporativa requiere, en primer lugar, unas pautas mínimas para construir mensajes en cualquier soporte. Esas pautas generalmente están recogidas en el manual de identidad corporativa. El modo de uso de la marca gráfica, la paleta cromática, la tipografías, cómo usarlas, sistema de pictogramas si lo hay…

Puede estar más o menos detallado, pero parte de una base en la que siempre se usa la misma tipografía, colores y la marca de un modo concreto. Esto que parece tan obvio y un volver atrás, no es así, puesto que muchas empresas por las prisas o falta de orden no aplican esa pauta para preparar los mensajes que emiten.

Para las comunicaciones del día a día, lo más útil es tener plantillas. Hablo de documentos tan básicos como presupuestos, facturas, documentación… E intentar huir de los programas de edición de texto comunes o plantillas Excel donde no se ocultan celdas y los elementos están bailando. Estas plantillas forman parte de tu maquetación corporativa y han de estar bien diseñadas teniendo en cuenta cómo se va a usar el documento, solo en pantalla o impreso.

Si es impreso, que ningún elemento del diseño quede cortado cuando salga de la impresora, de un tamaño estándar para que pueda ser archivado o manipulado… Hay cantidad de detalles que facilitan el uso e interpretación de los documentos, además de que generan una sensación de orden y dan buena imagen de la empresa a quien los recibe.

Tipos de maquetación corporativa

Hay otro tipo de documentos más extensos y complejos como memorias, catálogos o folletos. Los más comerciales, cuya cantidad de información requieren otro orden y maquetación. Por un lado, requieren mucho trabajo por parte de la empresa, que debe tener clara y ordenada la información que va a contar. Los catálogos son especialmente delicados porque llevan códigos, datos técnicos, descripciones, listados de referencias, infografías, imágenes… Y todo esto debe tenerlo ordenado la empresa.

Por otro lado, quien diseñe debe buscar la manera de plasmar toda esa información respetando las pautas corporativas de la empresa. A veces crearlas, porque no son suficientes, y establecer un lenguaje y unos códigos que permita al lector saber en todo momento dónde se encuentra y buscar aquello que desea.

Hay una gran cantidad de puntos que ayudan a la interpretación y uso de los documentos de la empresa y la maquetación corporativa. Alguno de ellos es:

• Colocar en el lugar adecuado la paginación.
• Dejar unos márgenes cómodos para manipulación y lectura.
• Crear encabezados o pestañas laterales en las páginas para indicar familias o secciones.
• Acompañar los títulos de pictogramas que faciliten la interpretación sin necesidad de leer.
• El uso de tamaños de letra adecuados a cada texto y su importancia.
• El tamaño de las imágenes.
• Diseñar un buen índice.
• Integrar correctamente varios idiomas.

¿Por qué es importante la maquetación para tu empresa?

Algo que nos da mucha rabia a quienes nos dedicamos a esta noble profesión del diseño gráfico es que una pieza de comunicación no transmita o dificulte su interpretación. El diseño soluciona problemas ¿no? Pues úsalo para que los mensajes de tu empresa lleguen a tus públicos, estos los lean y actúen en consecuencia.

Un último detalle, pero el más importante de todos cuando hablamos de documentos corporativos: ¿qué imagen están dando de tu empresa? Ese correo que envías sin firma con la tipografía por defecto del programa, ese presupuesto sin márgenes y desaliñado, esa publicación en redes sociales con una imagen pixelada y un texto escrito en Comic Sans por encima, o ese tríptico anodino que metes en tus envíos… ¿Qué dicen de ti y de tu empresa?

Cuida cada mensaje en cada soporte con tus clientes, preocúpate de dar la mejor impresión y no infravalores una buena maquetación corporativa.

Imagen de cabecera suelo hidráulico de Vila Vitorino en Sintra, Portugal